Податкова перевірка — це завжди стрес для власника будь-якого бізнесу, незалежно від масштабів та сфери діяльності. Однак більшість проблем, які виникають під час аудиту, можна уникнути. Знаючи, як підготуватись до перевірки податковою службою та систематизувавши свою роботу, власник зможе підтвердити прозорість та законність своєї діяльності, а також запобігти штрафів.

Моніторинг плану податкових перевірок

Перший і найважливіший крок — це активна позиція. Не треба чекати, поки податкова інспекція з’явиться на порозі компанії. Необхідно відстежувати плани перевірок, які публікуються ДПС. На сайті Державною податкової служби України регулярно оновлюються списки підприємств, що будуть планово перевірятися у поточному році.

ДПС систематично формує та оприлюднює плани-графіки документальних планових перевірок. Списки формуються на основі аналізу ризиків з урахуванням показників діяльності підприємства за попередні роки. Важно враховувати, що у оприлюдненому на сайті ДПС плані може бути вказан лише поточний рік. Але в окремих випадках можливе включення до списку на наступний. Таке звичайно відбувається, якщо ваш бізнес був у ризиковій зоні.

Якщо ви не знайшли свою компанію, не треба хвилюватися. Це лише означає, що у вас є достатньо часу для того, щоб провести внутрішній аудит та усунути можливі недоліки. Наявність у плані перевірки є сигналом до негайних дій.

Почніть з аналізу причин, за якими ви могли потрапити до цього списку. Зазвичай, це високий рівень доходів, значні суми відшкодування ПДВ, або ж різке зростання чи падіння обсягів діяльності. Знаючи причину, ви зможете краще підготуватися до перевірки.

Оцінка можливих ризиків

Навіть якщо вашої компанії немає в плані перевірок, певні ризики є. Податкові органи мають право позапланово перевіряти бізнес. Щоб виявити потенційні слабкі місця, проведіть внутрішню оцінку ризиків. До найпоширеніших факторів належать:

  • неспівпадіння даних;
  • виплата зарплат у конвертах;
  • робота з фіктивними контрагентами;
  • значні збитки;
  • відсутність первинної документації.

Один з основних приводів перевірити компанію – розбіжності між даними, що подаються в податковій звітності. Наприклад, якщо доходи компанії в декларації нижчі за середньогалузеві показники, це може привернути увагу податківців. Виплата зарплат у конвертах та заниження з/п – одна з «найулюбленіших» тем для податкових інспекторів.

Причиною для перевірки може стати укладення угод з компаніями, які мають ознаки фіктивності. ДПС ретельно перевіряє ланцюжки постачання та зв’язки. Тривалі збитки, які відображаються у фінансовій звітності, можуть бути розцінені як спроба ухилення від сплати податків та стати причиною перевірки. Перевірити компанію можуть при втраті або відсутності документів, що підтверджують здійснення операцій.

Ревізія документів

Після оцінки ризиків варто впорядкувати документи. При податковій перевірці завжди перевіряється документація. Ви повинні бути готові надати всі необхідні первинні документи, договори, акти, рахунки-фактури, банківські виписки та іншу звітність.

При перевірці ДПС оцінює повноту документації. Тому необхідно переконатися, що на кожну операцію є відповідний комплект документів. Наприклад, на купівлю товару у компанії мають бути договір, рахунок-фактура, накладна, акт приймання-передачі та платіжна документація.

Варто звернути увагу на такі дрібниці, як наявність усіх обов’язкових реквізитів, печаток, підписів та дат. Відсутність навіть чогось одного може стати підставою для визнання операції недійсною. Всі документи треба систематизувати, щоб швидко найти при необхідності.

Перевірка податкових зобов’язань

Проведіть внутрішній аудит усіх податкових зобов’язань Це дозволить виявити можливі помилки ще до зустрічі з інспектором. Варто звернути увагу на:

  • ПДВ;
  • податок на прибуток;
  • ПДФО та військовий збір.

Перевірте, чи всі податкові накладні зареєстровані в ЄРПН (Єдиному реєстрі податкових накладних). Перевірити також слід правильність сум та дат. Особливу увагу варто приділити операціям з відшкодування ПДВ, оскільки вони є однією з головних мішеней для перевірок. Важливо перевірити правильність розрахунку податкових зобов’язань та відображення доходів/витрат.

Наявність заборгованості

Компанії потрібно перевірити наявність податкової заборгованості. Навіть найменша сума може стати причиною позапланової перевірки. Необхідно регулярно проводити звірку з ДПС.

Щоб звіритися, достатньо скористатися електронним кабінетом платника податків. Регулярний моніторинг дозволяє своєчасно виявити та погасити будь-яку заборгованість. Це допоможе уникнути у майбутньому нарахування пені та штрафів.

Підготовка персоналу

Персонал – це обличчя компанії. Тому важливо підготувати співробітників до зустрічі з інспектором. Для цього буде потрібно:

  • провести інструктаж;
  • підготувати відповіді на питання;
  • визначити одну або кілька осіб, які будуть відповідати за взаємодію з інспекторами.

Необхідно пояснити співробітникам, як діяти та зазначити, що за всі комунікації буде відповідати уповноважена особа. Це звичайно головний бухгалтер або директор. Важливо сформувати алгоритм відповідей на типові питання. Наприклад, на запитання, скільки часу займає той чи інший процес, потрібно відповідати чітко, уникаючи зайвих деталей. Осіб, які відповідають за взаємодію з інспекторами, треба забезпечити необхідною інформацією.

Перевірка контрагентів

Податкові органи приділяють особливу увагу контрагентам, з якими працює ваш бізнес. Тому при ознаках фіктивності або ризиків можуть виникнути певні проблеми. Щоб запобігти останніх, перед укладенням угоди потрібно перевіряти контрагента за відкритими реєстрами:

  • ЄДРПОУ;
  • платників ПДВ;
  • судових рішень.

По можливості необхідно збирати інформацію про контрагента. Це можуть бути, наприклад, фотографії виробництва та офісу. У разі виникнення питань такі матеріали виявляються корисними.

Облікова політика

Наявність чіткого алгоритму дій та прозорої облікової політики є важливими факторами для успішного проходження перевірки. Ці складові дозволяють довести, що всі фінансові та податкові операції були здійснені відповідно до внутрішніх правил компанії та чинного законодавства. Щоб уникнути проблем у майбутньому, необхідно забезпечити повне дотримання облікової політики на всіх етапах діяльності. Будь-які відхилення можуть бути розцінені як порушення.

Якщо у вас залишись питання, зв’яжіться з нашим фахівцем зручним способом. Юрист з податкового права компанії Reliance дасть чіткі та зрозумілі відповіді. Замовте консультацію на сайті і ми зв’яжемося з вами найближчим часом.